Report e BI senza assumere un analista

Aggiornato: 28 ottobre 2026 | 13 min di lettura

Stefano ha quarantadue anni e da undici dirige una società di consulenza di trentaquattro persone: venti consulenti che girano tra i clienti, un back office di cinque, la contabilità esterna. L’azienda vende giorni di consulenza su progetti di sei-otto mesi: implementazione di gestionali, formazione, analisi organizzative. La conferma a un cliente arriva sempre nello stesso modo: la parola del consulente, e dietro quella parola c’è la speranza che il margine del progetto regga.

I numeri per dirlo, in azienda, li producono così: i consulenti scrivono le ore in un foglio Excel per progetto, uno per persona, salvato su una cartella condivisa. Stefano in certe settimane ne apre anche otto o nove. A fine mese copia e incolla tutto in un foglio di riepilogo, controlla le formule rotte (ce ne sono sempre due o tre), prepara un PowerPoint per il CdA, e stampa per sé il riquadro del margine per progetto. Il consulente interno che lo aiuta, sempre più spesso, lo fa negli ultimi due giorni del mese, arrivando a casa alle nove di sera.

La scena di questo giovedì: un committente chiede conferma che il progetto Aldena, partito a marzo, stia dentro il preventivo. Stefano risponde di sì. Alle quattro del pomeriggio, con i fogli Excel sotto gli occhi, scopre che il progetto è a mezza giornata dal superamento del budget ore. Telefona al cliente, promessa mantenuta ma tirata per i capelli. Tre settimane dopo il progetto si chiude con undici giorni di sforamento; la revisione dei costi restituisce un margine al 12%, contro il 22% del preventivo. Nessuno l’aveva notato, perché i numeri per vederlo si assemblavano una volta al mese, a mano.

Dove si rompe il flusso di lavoro

I numeri di ottobre arrivano a novembre. Il riepilogo si fa a fine mese, quando il mese è finito. Un progetto che sfora il 10, l'11 e il 12 di ottobre scopre di avere un problema quando è già a metà novembre: a quel punto le ore perse non si recuperano più, si discute solo di chi le deve pagare. Le decisioni un consulente le prende a metà progetto, non dopo.

Ogni consulente ha un Excel diverso. Il foglio per progetto lo ha preparato ognuno a modo suo: colonne diverse, formule proprie, il totale in fondo o in cima. Quelli attenti mettono il giorno della prestazione in una colonna dedicata, gli altri lo scrivono nel campo note. Quando Stefano incolla i dati, è costretto anche a riformattarli. Se una formula rimanda a una colonna che nel foglio della prossima persona non c’è, la cella vale zero, e zero sembra un numero vero.

Il dato passa di mano quattro volte. Chi ha lavorato per quell’ora la scrive, chi ha aperto il progetto la ricopia, chi ha preparato il riepilogo la incolla, chi prepara le slide la riscrive nel PowerPoint. Ogni passaggio è un’occasione di errore, e nessuno dei quattro ha colpe: ognuno usa il formato che ha. Quando un numero è storto, ricostruire chi l’ha scritto richiede mezza giornata di “scavi” nei file.

Il budget delle è completamente scollegato. Il preventivo a ore nasce nella proposta commerciale, in un documento Word o nel file Excel della proposta, e resta lì. Il timesheet (foglio ore) non lo conosce: c’è solo la somma delle ore scritte. Confronto tra consumato e previsto non esiste; il margine del progetto si scopre a progetto chiuso, quando il margine non è più un dato di gestione ma una notizia.

Il costo dei consulenti è un’approssimazione. Nel foglio di riepilogo il costo orario è una media aziendale, unica per tutti. Il consulente senior che costa il doppio del junior pesa come il junior. Due progetti con le stesse ore escono con lo stesso costo, anche se in uno ha lavorato il senior e nell’altro due junior. Il margine che ne esce è un margine d’inventario, non un margine vero.

Lo storico non si può interrogare. Ogni mese produce il suo foglio, salvato con il nome del mese nella cartella condivisa. Per rispondere a “quante ore abbiamo fatto quest’anno per il cliente X” occorre aprire undici file, uniformare undici formati e sommare. La risposta esiste, ma costa un pomeriggio: quindi si risponde a stima, e la stima diventa la versione ufficiale.

Prima il processo, poi il software

Nessuna Dashboard salva un’azienda di consulenza da queste quattro decisioni.

1. Un solo registro delle ore per tutti. Se le ore vengono annotate in undici Excel e in un riepilogo, la verità sarà la terza copia. Il registro è uno: chi ha fatto l’ora la scrive lì, una volta.
2. Il preventivo a ore vive accanto alle ore consumate. Se il budget sta in un documento di vendita e le ore in un foglio di calcolo, il confronto non avviene automaticamente: o lo fa a mano qualcuno, o non lo fa nessuno.
3. Il costo orario viene definito per ogni persona, non con una media aziendale. Un margine calcolato sulla media risponde alla domanda sbagliata: dice quanto rende l’azienda, non quanto rende il progetto.
4. I report nascono dai dati, non dal loro riporto. Se a fine mese qualcuno copia e incolla, la pagina del CdA contiene i numeri di ieri, con gli errori del copia-incolla.

Deciso questo, al software resta il compito di raccogliere le ore nel “punto in cui nascono”, tenerle accanto al budget che le giustifica e mostrare il confronto senza che nessuno lo debba ricostruire.

Come funziona in Zelo ERP

L’app Progetti (scheda dello strumento) tiene i progetti di consulenza con cliente, project manager, stadi e scadenze; ogni progetto è esso stesso un conto analitico che ne raccoglie i costi. L’app Timesheet (pagina dedicata) è il registro unico delle ore: ogni consulente compila la propria scheda, e l’ora finisce contemporaneamente nel registro personale, nel progetto e nel conto analitico. I costi si vedono dalla stessa fonte: le voci analitiche portano il progetto, il consulente, la data e il costo orario della persona.

Le ore si scrivono una volta sola

Il consulente apre Il Mio Timesheet e trova la sua settimana come una lista editabile: data, descrizione, progetto, task, ore. Si scrive in trenta secondi, dal computer o dal browser. La vista parte già filtrata sulla settimana corrente, e la griglia giorni per progetti esiste per chi la preferisce; la lista resta il formato più diretto.

L’ora scritta non va da nessuna parte: resta dov’è, ed è già nel registro di progetto. Lo stesso numero che Stefano cercava negli undici Excel, qui lo scrive chi l’ha fatto, nella cella del progetto giusto, con il giorno vero della prestazione. La copia è una sola, e la vedono tutti.

Il progetto tiene insieme cliente, budget e ore

La scheda del progetto raccoglie la proposta: cliente, project manager, date, e le ore pianificate del preventivo. Da qui il pulsante Panoramica apre la vista che Stefano oggi costruisce a mano: per ogni task del progetto, le ore pianificate a confronto con le ore effettive, e la differenza. Un progetto che sta consumando più ore del previsto si vede qui, nella sua pagina, prima che arrivi la fine del mese.

Il margine, invece, sta nell’app Timesheet, menu Reportistica → Per Progetto: la pivot mostra per ogni commessa le ore e i costi, con i filtri del periodo (Questa Settimana, Questo Mese) pronti nella barra di ricerca. Le righe sono le stesse del timesheet: quando un consulente scrive un’ora, il totale del progetto si muove nello stesso momento. Un committente che chiede “sto dentro il budget?” riceve la risposta del giorno, con il progetto aperto davanti, non quella del primo del mese.

Il costo della persona, non della media

Nel foglio riepilogo di Stefano il costo orario era una media aziendale. Qui ogni consulente ha il suo costo orario nella scheda dipendente: le ore che scrive valgono quel costo nel conto analitico, dal primo giorno. Un progetto dove ha lavorato il senior esce con un costo diverso da quello dei junior, e il margine risponde alla domanda vera: quanto rende questo progetto con questa squadra.

Il capo progetto che deve scegliere chi assegnare, o il titolare che valuta se accettare uno sconto, guarda il numero che il progetto ha già scritto. Alla domanda “quanto mi costa fino a oggi il progetto Aldena” la scheda del progetto risponde con il totale in evidenza: il valore corrente del registro, non la somma rifatta ieri sera.

Il Dashboard personale

Il menu Il mio Dashboard apre una pagina personale che ogni utente compone a modo suo. Si lavora da una lista o da un grafico qualsiasi: si applicano i filtri e i raggruppamenti che servono, poi dal menu Preferiti si sceglie Aggiungi al Mio Dashboard. Il riquadro entra nella pagina iniziale e resta lì, con i suoi filtri: la prossima volta che Stefano apre Zelo trova la lista delle ore per progetto dell’azienda, senza rifare i passaggi.

Ogni consulente può farsi il suo: il capo progetto le ore del suo portafoglio, la responsabile d’ufficio le spese, Stefano il riquadro con ore pianificate ed effettive per progetto. Il riquadro non sostituisce l’analisi: è la prima pagina che apre al mattino, con i numeri che si è scelto di vedere.

Analisi da consultare, non da ricopiare

Analisi Task apre la pivot e il grafico sulle attività: ore pianificate, ore effettive, avanzamento, numero di task, con gli attributi per progetti, consulenti, stadi e date. Il confronto tra i due numeri (quanto era previsto, quanto è stato fatto) sta nella stessa vista, e la pivot si esplora come una tabella: si apre per progetto, si scende al consulente, si cambia misura. La scrittura del cruscotto di ottobre, in questa vista, è un raggruppamento.

Per Tasso di Fatturazione incrocia le ore con i tariffari: le ore vengono valorizzate al prezzo della riga d’ordine collegata al progetto, e la pivot mostra il ricavo accanto alla quantità di ore. È la metà del discorso margine che il foglio Excel non sa fare: da un lato i costi al costo della persona, dall’altro il valore fatturabile al prezzo del cliente.

Per lo storico, la stessa vista risponde in tempo reale: raggruppa per mese e leggi l’andamento, filtra per cliente e somma le ore dell’anno. La domanda “quante ore per cliente X quest’anno” vale un clic, e non undici file aperti.

Un assistente che lavora dentro i dati

C’è un’ultima strada, che nel foglio Excel non ha corrispondente: far lavorare l’intelligenza artificiale direttamente sui dati dell’ERP. Zelo ERP espone un server MCP, il protocollo con cui i client AI si collegano ai sistemi (il modulo si chiama RESTFUL MCP SERVER ed è nella configurazione standard di Zelo). L’attivazione è una riga: un Token di accesso API, l’indirizzo del server (/api/mcp) e il token nell’intestazione del client AI. Ogni chiamata gira con i permessi dell’utente del token: l’assistente vede ciò che vede chi gli ha prestato le credenziali.

Dal suo lato l’assistente ha dodici operazioni: elencare i modelli, leggerne i campi, cercare, contare, creare, aggiornare, cancellare record, chiamare le azioni di workflow. Per chi governa i numeri di una consulenza, in pratica: chiedere al venerdì pomeriggio il conteggio delle ore per progetto della settimana, con il confronto sul preventivo, e ricevere la tabella pronta da incollare nel verbale; oppure far preparare all’assistente il riepilogo mensile per il cda partendo dal registro, e leggerlo invece di assemblarlo. Le regole del server sono parte del beneficio: i token hanno un ambito (sola lettura, lettura e scrittura, completo) e una scadenza, i campi con password e chiavi non si legano nemmeno con un token completo, e ogni chiamata finisce nel Log Accesso API, riga per riga. Le sette procedure d’azienda già documentate come guide orientano l’assistente sui modelli giusti. Ciò che richiede un giudizio resta a una persona: l’assistente legge i numeri, la decisione sul progetto Aldena la prende Stefano.

Domande frequenti

Dove sta il vantaggio

Vediamo dove stanno i vantaggi, come sempre su due piani. Sul piano interno: le ore scritte una volta sola da chi le ha svolte, nel progetto giusto, con il giorno vero. Il budget ore vive nella scheda del progetto e il confronto si vede mentre il progetto avanza. Sul piano esterno: il numero dato al committente è quello registrato, non quello del foglio di riepilogo di fine mese; le slide del CdA vengono generate da una tabella pivot che si aggiorna da sola e il venerdì pomeriggio del consulente interno torna a essere un venerdì pomeriggio.

Il resto è lavoro di configurazione, e si fa una volta. I progetti di consulenza entrano nell’app Progetti con cliente e team di lavoro. Le ore pianificate nel preventivo vengono riportate nei task. Ogni consulente ha il suo costo orario nella scheda dipendente. La regola dell’ufficio diventa: l’ora si scrive nel giorno in cui è stata svolta, e in nessun altro posto. Da lì in poi i report si leggono, e non si ricopiano.