Événements en ligne et en présentiel avec Zelo ERP

Inscriptions en ligne collectées depuis le site ou le portail clients, vente de billets, badges, programme des interventions et rapprochement comptable final: le module Événements de Zelo ERP suit une manifestation du premier enregistrement au bilan.

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Module Événements de Zelo ERP: configuration d'un événement

Inscriptions et logistique plus rapides, participants informés à temps

L’équipe gère inscriptions, présences et programme dans une seule zone. Les participants reçoivent confirmations, rappels et badges sans que vous ayez à rédiger un seul e-mail à la main.

Pourquoi centraliser l’organisation de vos événements?

Sans logiciel dédié, chaque événement devient un enchevêtrement de mails, de fichiers et d’appels. Zelo ERP regroupe inscriptions, présences, programme et communications en un seul endroit, et réduit au passage les erreurs et les retards de l’équipe.

Catégories d’événement avec règles et modèles d’e-mails préconfigurés.
Gestion des inscriptions et de la vente de billets intégrée aux ventes.
Gestion du programme des interventions, des intervenants et des lieux.
E-mails automatiques: confirmations, rappels, badges, remerciements.
Liste des participants avec confirmation, présence effective et rapports.

Un parcours de participation simple, de l’inscription au badge

Les participants s’inscrivent en ligne, reçoivent confirmation puis rappel, trouvent leur badge prêt à l’arrivée et un programme clair à consulter. Un événement tenu avec méthode transmet du sérieux.

Inscription en ligne rapide depuis le site ou le portail.
E-mails de confirmation et de rappel toujours ponctuels.
Badges d’événement déjà prêts à l’arrivée en salle.
Programme des interventions clair et facilement consultable en ligne.
Questionnaires post-événement simples et rapides à compléter.

De la configuration à l’analyse en trois étapes

Configurez l’événement en quelques minutes, impliquez le public avec des communications et une billetterie automatisées, puis mesurez les présences: les données arrivent directement dans votre CRM.

1. Configurez

Définissez dans Zelo ERP toutes les données de l’événement: en ligne ou en présentiel, capacité, billets, programme, questions aux participants et visibilité sur le portail clients.

2. Impliquez

Publiez l’événement sur le site, collectez les inscriptions et gérez la vente de billets. Automatisez les e-mails de confirmation, les rappels, les badges et les communications de service aux participants.

3. Analysez

Pendant et après l’événement, contrôlez les présences effectives, les réponses aux sondages, les évaluations des participants et les liens avec le CRM, les ventes et les sponsors pour mesurer les résultats et organiser le suivi.

Gestion des événements dans Zelo ERP: configuration, promotion et analyse

Configuration et Ticketing

Module Événements de Zelo ERP: e-mails de confirmation et de rappel

Communication Intégrée

Logistique et Matériels

Programme, interventions, intervenants et lieux figurent dans une vue organisée et partagée. Le programme de l’événement est publié en ligne sur le site ou le portail clients; Zelo produit les badges d’identification et gère les sponsors liés à l’événement.

Module Événements de Zelo ERP: questions aux participants et logistique

Module Événements de Zelo ERP: réservations et places disponibles

Contrôle Administratif

Pour les événements payants, Zelo génère des commandes et des documents comptables et les relie à la comptabilité analytique pour suivre coûts, revenus et marge. Billets et sponsoring restent rattachés aux flux administratifs de l’entreprise.

Gestion des Interventions

Chaque intervention a un statut, un horaire et un intervenant associés. Les propositions d’intervention arrivent directement depuis le site web; présences et retours sont collectés pour comparer les résultats entre événements.

Module Événements de Zelo ERP: programme des interventions et intervenants

5 questions sur le module
Gestion des Événements

Les réponses aux questions les plus fréquentes sur les inscriptions, les communications et les intégrations.

Oui. Vous pouvez l’utiliser aussi bien pour un grand événement ouvert aux clients et aux partenaires que pour un événement interne: atelier, formation, réunion commerciale ou présentation produit réservée. Vous décidez de publier ou non l’événement sur le site, de limiter les places, de le rendre gratuit ou payant, de collecter de simples réservations ou de gérer la vente de billets. Même logique pour les communications: pour un événement interne, vous envoyez uniquement les invitations à votre équipe; pour un événement externe, vous ajoutez confirmations, rappels, badges et questionnaires. Un seul processus pour tous les types d’événements, donc moins de complexité organisationnelle, et un historique centralisé qui sert à comparer la participation et les résultats dans le temps.

Chaque événement peut avoir un ou plusieurs types de billets, gratuits ou payants. Pour chaque billet, vous définissez le produit associé, la date de clôture des ventes, le prix, le nombre maximal de places et l’éventuelle capacité globale de l’événement. Quand un utilisateur s’inscrit depuis le site ou le portail clients, Zelo ERP enregistre le participant, génère les lignes de commande de vente si l’événement est payant et met à jour en temps réel les places disponibles. Pour un événement gratuit, vous pouvez quand même collecter les noms et appliquer des limites de capacité pour ne pas dépasser la salle. Depuis la liste des inscrits, vous confirmez les participations, marquez les présences effectives, envoyez badges et communications ciblées, sans recopier les données d’un système à l’autre.

Oui, Zelo ERP inclut une section dédiée aux interventions. Pour chacune, vous définissez le titre, l’événement de référence, l’intervenant, la date, l’heure, la durée, le lieu et les tags. Les interventions se gèrent dans un tableau kanban personnalisable: d’un coup d’œil, vous voyez lesquelles sont en brouillon, confirmées, publiées ou annulées. Le programme peut être publié sur le site, où il reste consultable par les participants. Vous pouvez aussi activer un formulaire qui permet au public de proposer des interventions, utile pour les conférences ou les événements avec call for paper. Programme, intervenants et candidatures restent ainsi coordonnés dans le logiciel, sans e-mails dispersés.

Oui, même après. Zelo ERP relie la gestion des événements à la planification d’e-mails et à l’e-mail marketing. Pour chaque événement, vous configurez des modèles automatiques (confirmation d’inscription, badge, rappel, remerciement) avec leurs délais et leurs déclencheurs. Depuis un bouton dédié, vous pouvez aussi composer un e-mail manuel à tous les inscrits d’un événement, par exemple pour annoncer un changement d’horaire ou envoyer les diapositives. Une fois l’événement terminé, vous segmentez les participants et passez par la zone Email Marketing pour des campagnes de suivi, l’envoi de matériels, des sondages de satisfaction plus élaborés ou des propositions commerciales liées. Chaque envoi reste tracé dans Zelo ERP: vous savez ce qui a été envoyé, à qui et avec quels résultats.

Les participants peuvent être liés à des contacts CRM, des leads ou des clients existants, ou devenir de nouveaux contacts qualifiés. Les billets payants se transforment en commandes de vente et, de là, en documents comptables. Les sponsors sont gérés comme des entités liées au CRM et aux ventes, ce qui permet de mesurer la valeur et le retour des partenariats. Avec l’e-mail marketing, vous travaillez sur des segments précis de participants pour les campagnes suivantes. Les données de participation, les retours et le chiffre d’affaires entrent enfin dans les rapports de l’entreprise: vous comparez les événements entre eux, mesurez l’efficacité commerciale et améliorez votre stratégie événementielle dans le temps.

Outils intégrés avec la
Gestion des Événements

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